Informationsschreiben zum Gesetzesdekret Nr. 24 vom 10. März 2023 (Whistleblower-Richtlinie)
Gemäß der Richtlinie (EU) 2019/1937des Europäischen Parlaments und des Rates vom 23. Oktober 2019 zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden, ist das Gesetzesdekret Nr. 24 vom 10. März 2023 (veröffentlicht im Amtsblatt 15. März 2023, Nr. 63) zur „Umsetzung der Richtlinie (EU) 2019/1937 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 23. Oktober 2019 zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden, und zu Bestimmungen zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen nationale Rechtsvorschriften melden. (die sog. Whistleblower-Richtlinie)“.
Frigo Tecnica Internazionale S.r.l. hat als privates Unternehmen, das zur Anwendung der oben genannten Vorschriften verpflichtet ist, ein spezielles Protokoll erstellt, das die Einreichung und Verwaltung von Meldungen über rechtswidriges Verhalten regeln soll, die von Mitarbeitern und ihnen gleichgestellten Personen gemacht werden, die aufgrund ihres Beschäftigungsverhältnisses und/oder eines gleichwertigen Verhältnisses zu Frigo Tecnica Kenntnis von einem solchen Verhalten erlangt haben („Whistleblowing“), wobei den Hinweisgebern ein angemessener Schutz geboten wird, damit sie keinen nachteiligen Folgen ausgesetzt werden.
Das Protokoll dient insbesondere dem allgemeinen Interesse an der Integrität, Rechtmäßigkeit und ordnungsgemäßen Führung des Unternehmens sowie dem Schutz der Rechte, Identität und Vertraulichkeit der Hinweisgeber.
Frigo Tecnica Internazionale S.r.l. stellt daher klar, dass:
- die neue Regelung ein Instrument zur Bekämpfung (und Prävention) von Korruption und schlechter Verwaltung im öffentlichen und privaten Sektor ist;
- Hinweisgeber Informationen liefern, die zur Untersuchung, Feststellung und Verfolgung von Rechtsverstößen führen können, wodurch die Grundsätze der Transparenz und der Rechenschaftspflicht demokratischer Institutionen gestärkt werden;
- das Ziel der neuen Regelung darin besteht, den Schutz der Hinweisgeber zu gewährleisten – sowohl in Bezug auf die Wahrung der Vertraulichkeit als auch auf den Schutz vor Repressalien;
- der Schutz von Hinweisgebern auf alle Personen ausgeweitet wurde, die, wenn auch nur vorübergehend, in einem Arbeitsverhältnis mit einer Verwaltung oder einer privaten Einrichtung stehen, auch wenn sie nicht die Qualifikation eines Mitarbeiters haben (z. B. Freiwillige, bezahlte oder unbezahlte Praktikanten, Selbständige, die für privatwirtschaftliche Einrichtungen arbeiten Freiberufler und Berater, die für privatwirtschaftliche Unternehmen tätig sind), Personen, die sich in der Probezeit befinden, sowie Personen, die noch nicht in einem Rechtsverhältnis zu den genannten Einrichtungen stehen oder deren Rechtsverhältnis beendet ist, wenn sie während des Auswahlverfahrens oder in anderen vorvertraglichen Phasen oder im Laufe des Arbeitsverhältnisses Informationen über Verstöße erhalten haben (Hinweisgeber);
- die Whistleblower-Richtlinie festlegt, dass Informationen über Verstöße, einschließlich begründeter Verdachtsmomente, gegen nationale und EU-Gesetze, die dem öffentlichen Interesse oder der Integrität des privaten Unternehmens schaden und die innerhalb des Unternehmens begangen wurden, mit dem der Hinweisgeber in einem vom Gesetzgeber in Betracht gezogenen qualifizierten Rechtsverhältnis steht, zu melden sind;
- Informationen über Verstöße (zivilrechtliche Straftaten, Ordnungswidrigkeiten, rechtswidriges Verhalten, gemäß Gesetzesdekret Nr. 231/2001, Verstöße gegen die im Gesetzesdekret Nr. 231/2001 vorgesehenen Organisations- und Managementmodelle) sich auf Verhaltensweisen, Handlungen oder Unterlassungen beziehen müssen, von denen der Hinweisgeber im Rahmen seiner Arbeit Kenntnis erlangt hat, und dass sie sich auch auf Verstöße beziehen können, die noch nicht begangen wurden, von denen der Hinweisgeber aber aufgrund konkreter, im Rahmen seiner Arbeit erlangter Erkenntnisse vernünftigerweise annimmt, dass sie begangen werden könnten;
- der Gesetzgeber vorgesehen hat, dass innerhalb der Einrichtungen, auf die die Gesetzgebung Anwendung findet, spezifische „interne Kanäle“ für die Entgegennahme und Bearbeitung von Hinweisen eingerichtet werden müssen;
- Die zeitlichen und örtlichen Umstände, unter denen sich der gemeldete Sachverhalt ereignet hat;
- Die Beschreibung des Sachverhalts;
- Die persönlichen Angaben oder andere Elemente, die eine Identifizierung der Person ermöglichen, der der gemeldete Sachverhalt zuzuordnen ist.
- Ausstellung einer Empfangsbestätigung an den Hinweisgeber und Bearbeitung der Meldung innerhalb von sieben Tagen ab dem Datum des Eingangs der Meldung;
- Aufrechterhaltung des Kontakts mit dem Hinweisgeber;
- vollständige und korrekte Weiterverfolgung der eingegangenen Meldungen;
- erforderlichenfalls Rückmeldung an den Hinweisgeber über das Ergebnis der Meldung.
Frigo Tecnica Internazionale teilt hiermit mit, dass ein spezielles Protokoll für die Bearbeitung von Meldungen und den Schutz der Identität und der Vertraulichkeit der Hinweisgeber erstellt worden ist.
Zu diesem Zweck wurde eine externe, unternehmensfremde Person (im Folgenden auch „benannte Person“ genannt) als Verantwortlicher für die Bearbeitung benannt, die die Aufgabe hat, Whistleblowing-Hinweise zu verwalten und die Unabhängigkeit und Vertraulichkeit des Prozesses zu garantieren. Darüber hinaus wurde für Whistleblowing-Hinweise als Kommunikationskanal die E-Mail-Adresse whistleblowing@frigotecnica.com eingerichtet.
Meldungen sollten daher vom Hinweisgeber per E-Mail an die benannte Person gerichtet werden: whistleblowing@frigotecnica.com
Die Mitteilung sollte so detailliert wie möglich sein, um die Bearbeitung der Meldungen präziser und effizienter zu gestalten und den für die Entgegennahme und Bearbeitung der Meldungen zuständigen Personen die Prüfung des Sachverhalts zu ermöglichen.
Folgende Informationen sollten der Meldung klar entnehmbar sein:
Es wird davon ausgegangen, dass der Hinweisgeber zum Zeitpunkt der Übermittlung der Mitteilung einen vernünftigen und begründeten Grund zu der Annahme haben muss, dass die Informationen über die gemeldeten Verstöße der Wahrheit entsprechen und in den Anwendungsbereich der entsprechenden Richtlinie fallen.
Die benannte Person, die für die Identität des Hinweisgebers verantwortlich ist, nimmt die Meldungen entgegen und verwaltet sie, ermittelt dann innerhalb des Unternehmens die unmittelbar betroffenen Stellen und führt gemeinsam mit ihnen die anschließende Analyse durch und legt – soweit erforderlich – geeignete Abhilfemaßnahmen fest.
Ist der Gegenstand der Meldung nicht hinreichend detailliert, hat die benannte Person das Recht, vom Hinweisgeber zusätzliche Informationen zu verlangen, um eine vollständige Untersuchung der gemeldeten Umstände zu ermöglichen.
Die benannte Person führt eine vorläufige Prüfung und Analyse der Rechtmäßigkeit der Meldung durch und leitet die Untersuchung der gemeldeten Tatsachen und/oder Verhaltensweisen unter Beachtung der Grundsätze der Unparteilichkeit, Vertraulichkeit und Transparenz ein, wobei sie den Hinweisgeber über den Fortgang der Untersuchung in Bezug auf die wichtigsten Punkte informiert. Die benannte Person ist insbesondere für folgende Tätigkeiten zuständig:
Frigo Tecnica Internazionale S.r.l.
Informationsschreiben über die Verarbeitung personenbezogener Daten für Personen, die an der Meldung rechtswidrigen Verhaltens beteiligt sind, Art. 14 EU-Verordnung 2016/679 – DSGVO